Verwaltungsgemeinschaft "Schwarzatal"

Ulf Ryschka
Gemeinschaftsvorsitzender

Markt 5
98744 Schwarzatal
Telefon: (+49) 036705/ 67-0
Fax: (+49) 036705/ 67-198
E-Mail: poststelle@vg-schwarzatal.de

• E-Mail
• Kontaktformular
• Brief
• Telefon
• Persönlich
  

Für die Kommunikation per E-Mail stehen die auf der Homepage der Verwaltungsgemeinschaft (www.vg-schwarzatal.de und im Amtsblatt veröffentlichten E-Mail-Adressen zur Verfügung.

Alle Empfangenen E-Mail die einen internen Empfänger zuzuordnen sind werden diesen automatisch zugeteilt und durch diesem geprüft. Die erste Prüfung erfolgt im Rahmen der Zuständigkeit des jeweiligen Sachbearbeiters:

a. Ist dieser zuständig, werden die übermittelten Daten weiter Verarbeitet bzw. ein Vorgang eröffnet und eine Eingangsbestätigung an dem Absender versendet.

b. Ist dieser nicht zuständig, wird die Zuständigkeit anderer Ämter/Stellen der Verwaltung geprüft:

• Ist die Verwaltung zuständig, wird dies dementsprechend an den Sachbearbeiter weitergeleitet und durch diesen per E-Mail bestätigt.
• Ist die Verwaltung nicht zuständig wird dementsprechend die E-Mail beantwortet und gelöscht.

Mit der Kontaktaufnahmen per Kontaktformular werden folgende Daten erhoben:

Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, E-Mailadresse, Telefonnummer, Betreff (Vorgang/Anfragegrund/etc.), Ihre Nachricht (Freitext)

Das Prüfungsschema der Zuständigkeit und Beantwortung erfolgt wie bei der „Kontaktaufnahme per E-Mail“. In der Regel werden diese auch per E-Mail beantwortet, wenn eine postalische Beantwortung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.

Mit der Kommunikation per Brief werden folgende Daten erhoben:

1. Registrierung im Posteingangsbuch: Absender, Betreff, Posteingangsdatum, Empfänger
2. Hausinterne Verteilung an Empfänger (zuständiger Sachbearbeiter): Name, Vorname, Anschrift) und die im Brief enthaltenen Informationen inklusive der ggf. von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens.

Soweit Sie mit einem/r Beschäftigten per Telefon Kontakt kommunizieren, werden, soweit dies erforderlich ist, personenbezogene Daten von Ihnen zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Wenn Ihr Anliegen nicht durch die/den Beschäftigten bearbeitet werden kann, erfolgt eine Weiterleitung des Anliegens, mit den erforderlichen personenbezogenen Daten, an die zuständige Stelle. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und eine Aufbewahrung für eventuelle Nachfragen des Betroffenen nicht mehr erforderlich ist.

Bei mit Sendung der Telefonnummer, wird diese am jeweiligen Endgerät (Telefon) gespeichert. Dieser Speicher ist nur begrenzt und überschreibt sich automatisch.